E-ticaretin gelişmesi ile birlikte bu alanda çalışan firmaların sayısında da ciddi artışlar söz konusu. İlk dönemlerde az sayıda çalışanı olan bu firmalar bu büyüme ile satış ekibi, destek ekibi, yazılım ekibi gibi birden fazla alanda çalışanı bünyesinde bulundurması gerekiyor. Çalışan sayısının bu şekilde artması ise çalışma ortamı ve koşullarına yönelik olarak iş sözleşmesi haricinde bir takım düzenlemelerin yapılmasını mecburi kılıyor. Genellikle işyeri personel yönetmeliği olarak bilinen bu düzenlemelerde nelere dikkat edilmelidir?
İşyeri personel yönetmeliği, hem çalışılan işyerinin iyi tanınması hem çalışan ile iş arasında hem de çalışanların kendi aralarında uyulması gereken bir takım talimatların bütününü oluşturmalıdır. Bu talimatlar ile çalışan, işyerinin genel düzeni ve çalışma tarzı konusunda net bir şekilde bilgi sahibi olmalıdır.
Bu doğrultuda başlıkları gruplara ayırdığımızda;
• Genel İşyeri kuralları:
Bu bölümde işyerine yönelik genel düzenlemeler yer almaktadır. İşyerinde sakız çiğnememek, yüksek sesle müzik dinlememek örnek olarak verilebilir.
• Görev tanımları:
Bu başlığın altında birden fazla departman var ise bu bölümlerin işlerinin neler olduğu kesin bir şekilde belirlenmeli, bölümüne göre çalışanların hangi işler ile ilgileneceği, gerektiğinde hangi bölümlere destek vereceği de düzenlenmelidir. Ayrıca var ise bölüm/departman sorumluları ile bu sorumlu çalışanların yetkileri ile hangi hallerde bu çalışanlara başvurulacağı da bu bölümde düzenlenmelidir.
• Nezaket ve görgü kuralları:
Bu başlığın altında çalışanların birbiri arasındaki ilişkileri, müşterilere yaklaşımları ele alınır. Müşteriler ile yüksek ses ile konuşmamak ve tartışmamak, iş arkadaşları ile tartışmamak, eller cepte dolaşmamak, açık bir telefonun yanında başkaları ile konuşmamak örnek olarak gösterilebilir. Aynı şekilde, müşterinin ne şekilde karşılanacağı, görüşme sırasında nelere dikkat edileceği de düzenlenmelidir. Yine, çalışan; çağrı merkezi gibi işin gereği doğrudan müşteriler ile görüşme yapan bir departmanda çalışmıyor ise gelecek telefon görüşmelerini ne şekilde yanıtlaması gerektiği de bu bölümde düzenlenmelidir.
• Dış görünüş ve temizlik:
Gerçekten dış görünüş ve temizlik bir işyeri için çok önemlidir. Hem gelen misafir ve konuklar bakımından oluşan intiba ve izlenim hem de çalışanların hem kendilerine hem birbirlerine hem de işlerine olan saygılarını gösterir. Burada el, yüz, beden ve kıyafetin temiz olması düzenlenmelidir. Yine, işin gereği olarak belirli kıyafetler öngörülmüşse bunların da düzenlenmesi gerekmektedir.
• İş, işin düzenlenmesi ile iş süresi ve programı
Bu bölümde, haftalık çalışma saatleri ile ilgili bilgilerin düzenlenmesi gerekmektedir. Yemek molası, ara dinlenmesi, fazla mesai, izinler, iş programı, iş programının ne şekilde belirleneceği ve denetleneceği gibi düzenlemeler bu bölümde yer almalıdır. Aynı şekilde iş için çalışanlara iş gereği kullanacağı bir e-posta hesabı verilebilir. Verilecek hesap, yalnızca iş için kullanılmalı, iş haricinde bir amaç için kullanılmamalıdır. Aynı şekilde, iş harici bir e-posta hesabı da iş amacıyla kullanılmamalıdır.
• İş için çalışanlara verilen araç- gereçler ile kullanımı:
Bu bölümde, çalışanlara iş nedeniyle tahsis edilen diz üstü bilgisayarlar, tablet pc'ler, cep telefonlarının kullanımına yönelik düzenlemeler örnek olarak verilebilir. İş takibinin işyeri dışarısından da yapılabilmesi ya da işin gereği olarak çalışanlara araç gereçler verilebilir. Ancak bu araç gereçlerin iş için kullanılması şahsi kullanıma konu olmaması gerekmektedir. Yine, bu cihazların bazı dönemlerde yenilenmesi gerekmektedir. Bunun masrafı işveren tarafından karşılanmalı, olağan kullanıma yönelik eskime, yıpranma yine çalışana yükletilmemelidir. Ancak çalışanın kusuru ile vermiş olduğu zararlara da kimin katlanacağı belirtilmiş olmalıdır.
• İşyerine giriş çıkış:
Bu bölümden çalışanların anlaması gereken, işe giriş çıkış saatlerine riayet edilmesine yönelik düzenleme yer almalıdır. Misafir kapısı ayrı ise hangi kapıdan giriş yapılacağı, işe giriş çıkışlarda puantaj kartları haricinde bir sistem var ise –örneğin parmak izi okuyucu, kartlı geçiş- her giriş çıkışta bu sistemlerin kullanılması gerektiği belirtilmelidir.
• İhtar – İhraç cezası uygulanacak haller:
Bu bölümde ikili bir ayrıma gidilmektedir: İhtarı gerektiren haller ve ihracı gerektiren halle ile uygulanacak cezalar. İşyerinin çalışma politikasına ve çalışma koşullarına göre ihtarı gerektiren haller belirlenmelidir. Bunlara; sürekli olarak çalışma ortamını kirli tutmak, genel kuralları riayet etmemek örnek verilebilir.
İhraç için ise şüphesiz çok daha ağır sebeplerin varlığı söz konusudur. Bunlara, işyeri politikalarının üçüncü kişiler ile paylaşılması, işyeri tarafından istenen bilgileri vermemek, eksik vermek, sahte evraklar düzenlemek örnek olarak gösterilebilir.
• Personel Sağlığı:
Bu bölümde iş sırasında hastalanmak ya da iş kazası ile ilgili düzenlemeler yer almalıdır. Hangi hallerin departman sorumlusuna bildirileceği, izin konusu da aynı şekilde açıkça yer almalıdır.
• Mevsimlik çalışan:
Bu bölümde mevsimlik işçi çalıştırma uygulaması mevcut veya böyle bir iş mümkün ise düzenlenmesi gereken bir bölümdür. Burada mevsimlik personelin tanımı ile genel olarak şartları yer almalıdır.
• İşten ayrılma:
Bu bölümde işten ayrılma halleri düzenlenmelidir. Çalışanın ölümü, istifası, iş sözleşmesinin sona ermesi ve yenilenmemiş olması örnek olarak verilebilir.
İşyeri personel yönetmeliği, hem çalışılan işyerinin iyi tanınması hem çalışan ile iş arasında hem de çalışanların kendi aralarında uyulması gereken bir takım talimatların bütününü oluşturmalıdır. Bu talimatlar ile çalışan, işyerinin genel düzeni ve çalışma tarzı konusunda net bir şekilde bilgi sahibi olmalıdır.
Bu doğrultuda başlıkları gruplara ayırdığımızda;
• Genel İşyeri kuralları:
Bu bölümde işyerine yönelik genel düzenlemeler yer almaktadır. İşyerinde sakız çiğnememek, yüksek sesle müzik dinlememek örnek olarak verilebilir.
• Görev tanımları:
Bu başlığın altında birden fazla departman var ise bu bölümlerin işlerinin neler olduğu kesin bir şekilde belirlenmeli, bölümüne göre çalışanların hangi işler ile ilgileneceği, gerektiğinde hangi bölümlere destek vereceği de düzenlenmelidir. Ayrıca var ise bölüm/departman sorumluları ile bu sorumlu çalışanların yetkileri ile hangi hallerde bu çalışanlara başvurulacağı da bu bölümde düzenlenmelidir.
• Nezaket ve görgü kuralları:
Bu başlığın altında çalışanların birbiri arasındaki ilişkileri, müşterilere yaklaşımları ele alınır. Müşteriler ile yüksek ses ile konuşmamak ve tartışmamak, iş arkadaşları ile tartışmamak, eller cepte dolaşmamak, açık bir telefonun yanında başkaları ile konuşmamak örnek olarak gösterilebilir. Aynı şekilde, müşterinin ne şekilde karşılanacağı, görüşme sırasında nelere dikkat edileceği de düzenlenmelidir. Yine, çalışan; çağrı merkezi gibi işin gereği doğrudan müşteriler ile görüşme yapan bir departmanda çalışmıyor ise gelecek telefon görüşmelerini ne şekilde yanıtlaması gerektiği de bu bölümde düzenlenmelidir.
• Dış görünüş ve temizlik:
Gerçekten dış görünüş ve temizlik bir işyeri için çok önemlidir. Hem gelen misafir ve konuklar bakımından oluşan intiba ve izlenim hem de çalışanların hem kendilerine hem birbirlerine hem de işlerine olan saygılarını gösterir. Burada el, yüz, beden ve kıyafetin temiz olması düzenlenmelidir. Yine, işin gereği olarak belirli kıyafetler öngörülmüşse bunların da düzenlenmesi gerekmektedir.
• İş, işin düzenlenmesi ile iş süresi ve programı
Bu bölümde, haftalık çalışma saatleri ile ilgili bilgilerin düzenlenmesi gerekmektedir. Yemek molası, ara dinlenmesi, fazla mesai, izinler, iş programı, iş programının ne şekilde belirleneceği ve denetleneceği gibi düzenlemeler bu bölümde yer almalıdır. Aynı şekilde iş için çalışanlara iş gereği kullanacağı bir e-posta hesabı verilebilir. Verilecek hesap, yalnızca iş için kullanılmalı, iş haricinde bir amaç için kullanılmamalıdır. Aynı şekilde, iş harici bir e-posta hesabı da iş amacıyla kullanılmamalıdır.
• İş için çalışanlara verilen araç- gereçler ile kullanımı:
Bu bölümde, çalışanlara iş nedeniyle tahsis edilen diz üstü bilgisayarlar, tablet pc'ler, cep telefonlarının kullanımına yönelik düzenlemeler örnek olarak verilebilir. İş takibinin işyeri dışarısından da yapılabilmesi ya da işin gereği olarak çalışanlara araç gereçler verilebilir. Ancak bu araç gereçlerin iş için kullanılması şahsi kullanıma konu olmaması gerekmektedir. Yine, bu cihazların bazı dönemlerde yenilenmesi gerekmektedir. Bunun masrafı işveren tarafından karşılanmalı, olağan kullanıma yönelik eskime, yıpranma yine çalışana yükletilmemelidir. Ancak çalışanın kusuru ile vermiş olduğu zararlara da kimin katlanacağı belirtilmiş olmalıdır.
• İşyerine giriş çıkış:
Bu bölümden çalışanların anlaması gereken, işe giriş çıkış saatlerine riayet edilmesine yönelik düzenleme yer almalıdır. Misafir kapısı ayrı ise hangi kapıdan giriş yapılacağı, işe giriş çıkışlarda puantaj kartları haricinde bir sistem var ise –örneğin parmak izi okuyucu, kartlı geçiş- her giriş çıkışta bu sistemlerin kullanılması gerektiği belirtilmelidir.
• İhtar – İhraç cezası uygulanacak haller:
Bu bölümde ikili bir ayrıma gidilmektedir: İhtarı gerektiren haller ve ihracı gerektiren halle ile uygulanacak cezalar. İşyerinin çalışma politikasına ve çalışma koşullarına göre ihtarı gerektiren haller belirlenmelidir. Bunlara; sürekli olarak çalışma ortamını kirli tutmak, genel kuralları riayet etmemek örnek verilebilir.
İhraç için ise şüphesiz çok daha ağır sebeplerin varlığı söz konusudur. Bunlara, işyeri politikalarının üçüncü kişiler ile paylaşılması, işyeri tarafından istenen bilgileri vermemek, eksik vermek, sahte evraklar düzenlemek örnek olarak gösterilebilir.
• Personel Sağlığı:
Bu bölümde iş sırasında hastalanmak ya da iş kazası ile ilgili düzenlemeler yer almalıdır. Hangi hallerin departman sorumlusuna bildirileceği, izin konusu da aynı şekilde açıkça yer almalıdır.
• Mevsimlik çalışan:
Bu bölümde mevsimlik işçi çalıştırma uygulaması mevcut veya böyle bir iş mümkün ise düzenlenmesi gereken bir bölümdür. Burada mevsimlik personelin tanımı ile genel olarak şartları yer almalıdır.
• İşten ayrılma:
Bu bölümde işten ayrılma halleri düzenlenmelidir. Çalışanın ölümü, istifası, iş sözleşmesinin sona ermesi ve yenilenmemiş olması örnek olarak verilebilir.